Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Spotmizer Oy kerää, käsittelee, säilyttää, siirtää ja suojaa asiakasyritystensä ja markkinoinnin kohteena olevien yritysten (potentiaalisten asiakkaiden) edustajien henkilötietoja sekä verkkosivustomme kävijöiden tietoja. Lisäksi kerrotaan, mitä oikeuksia sinulla on.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, GDPR), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
Tämä seloste ei koske Spotmizer-mobiilisovelluksen käyttäjätietojen käsittelyä.
1. Rekisterinpitäjä
Spotmizer Oy
Y-tunnus: 3419014-8
Karhunsaarenkuja 20, 91100 Ii
info@spotmizer.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja Mikko Karjala
mikko@spotmizer.com
3. Rekisterin nimi
Spotmizer Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Mihin henkilötietoja käytetään?
Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käyttötarkoituksia ovat erityisesti:
- palveluiden tuottaminen ja toimittaminen
- laskutus, perintä ja kirjanpito
- asiakastuki, asiakasviestintä ja reklamaatioiden käsittely
- yhteydenottoihin vastaaminen, esimerkiksi kun ilmoittaudut testikäyttäjäksi
- palveluiden ja asiakaspalvelun kehittäminen
Markkinoinnin kohteena olevien yritysten edustajien henkilötietoja käsitellään omien ja yhteistyökumppaneidemme palveluiden markkinoimiseksi yrityksille sekä palveluiden kehittämiseksi.
Keräämme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin käyttötarkoitukseen on tarpeen.
5. Mitä henkilötietoja käsitellään?
Asiakas- ja markkinointirekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- nimi
- asema tai titteli
- yritys tai organisaatio
- puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- toimipaikan osoite
- yrityksen verkkosivuston osoite ja yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot, kuten toimiala
- markkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot
- yhteydenottoihin ja viestintään liittyvät tiedot
- tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa, mikäli olet ollut meihin yhteydessä niiden kautta
Asiakasyrityksistä ja niiden edustajista voidaan lisäksi tallentaa:
- tiedot hankituista palveluista ja niiden muutoksista
- asiakaspalautteeseen liittyvät tiedot
- laskutukseen liittyvät tiedot
- muut asiakassuhteeseen ja palveluihin liittyvät tiedot
Verkkosivuston käytössä syntyvistä teknisistä tiedoista kerrotaan kohdassa 7.
6. Mistä lähteistä tietoja kerätään?
Keräämme henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi, esimerkiksi yhteydenottojen, palveluiden käytön ja tapahtumien yhteydessä.
Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä ja rekistereistä, yritysten verkkosivuilta, sosiaalisen median kanavista, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Verkkosivusto, evästeet ja ulkoiset palvelut
Evästeet ja analytiikka. Verkkosivustomme ei tällä hetkellä käytä evästeitä eikä kävijäseurantaa tai analytiikkatyökaluja. Jos otamme niitä käyttöön myöhemmin, päivitämme tämän selosteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksesi ennen käyttöä.
Ulkoiset palvelut. Sivuston fontit ja ohjelmakirjastot ladataan sivuston omalta palvelimelta, joten sivu ei ota yhteyttä kolmansien osapuolten palvelimiin, ellei siirry itse ulkoiseen palveluun, esimerkiksi sosiaalisen median linkin kautta.
Sivuston ylläpito. Verkkosivusto on julkaistu Cloudflare Pages -palvelussa (Cloudflare, Inc.). Cloudflare käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen ja käynnin ajankohdan, toimittaakseen sivuston sinulle ja suojatakseen sen väärinkäytöksiltä.
Sosiaalinen media. Sivustolla on linkkejä LinkedIniin, Facebookiin ja Instagramiin. Kun siirryt näihin palveluihin, niiden omat tietosuojakäytännöt koskevat tietojesi käsittelyä. Jos seuraat meitä tai viestit kanssamme sosiaalisessa mediassa, näemme julkiset profiilitietosi ja meille lähettämäsi viestit.
8. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklaan:
- Sopimus (6.1 b): asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden toimittaminen sekä sopimusta edeltävät toimet pyynnöstäsi.
- Oikeutettu etu (6.1 f): asiakassuhteen hoitaminen asiakasyrityksen edustajan kanssa, yritysten edustajiin kohdistuva markkinointi ja palveluiden kehittäminen. Oikeutettu etumme perustuu asiakassuhteeseen ja tarpeeseen tehdä yrityksille suoramarkkinointia. Olemme arvioineet, etteivät sinun etusi tai oikeutesi syrjäytä tätä etua.
- Suostumus (6.1 a): käsittely, johon olet antanut erillisen suostumuksen, esimerkiksi kun pyydät meitä ilmoittamaan sovelluksen julkaisusta.
- Lakisääteinen velvoite (6.1 c): esimerkiksi kirjanpitolain mukainen tositteiden säilyttäminen.
Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, katso kohta 12.
9. Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja?
Henkilötietoja käsittelevät pääsääntöisesti Spotmizerin omat työntekijät.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme. Näiden palveluntarjoajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen tietojenkäsittelysopimus. Spotmizer pysyy tällöinkin rekisterinpitäjänä. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi:
- tietojen tallentamiseen käytettävät konesali- ja pilvipalvelut
- projektinhallintaan käyttämämme Trello (Atlassian)
- sähköposti- ja toimisto-ohjelmistojen sekä kirjanpidon palveluntarjoajat
- verkkosivuston ylläpitopalvelu Cloudflare
Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, esimerkiksi pilvipalveluiden käytön yhteydessä. Siirrämme tietoja vain, jos niille on asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (esim. EU–US Data Privacy Framework) tai komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.
Tietoja voidaan luovuttaa sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä silloin, kun laki tai toimivaltainen viranomainen sitä edellyttää. Yritys- tai liiketoimintakaupan yhteydessä tietoja voidaan siirtää ostajalle.
Emme myy henkilötietoja.
10. Miten pitkään tietoja säilytetään?
Säilytämme markkinointirekisterin henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten. Kun säilyttämiselle ei ole enää perustetta, tiedot poistetaan viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa.
Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin palveluiden tuottaminen, kirjanpitolaki tai muu lainsäädäntö sitä edellyttää.
11. Miten tiedot suojataan?
Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti, ja tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Tiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä muun muassa palomuurein, virustorjunnalla sekä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne Spotmizerin valtuuttamat henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Palveluntarjoajiemme on sitouduttava riittävään tietoturvaan ja henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.
12. Mitä oikeuksia sinulla on?
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada kopio tiedoistasi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista tai täydentämistä. Korjaamme virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot myös oma-aloitteisesti.
Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, ellei meillä ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä säilyttää niitä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden. Tällöin tietoja saa vain säilyttää, ei muuten käsitellä. Ilmoitamme sinulle ennen kuin rajoitus poistetaan.
Oikeus vastustaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi
Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinoinnin voit kieltää milloin tahansa ilman perusteluja. Voit kieltää markkinointiviestit vastaamalla mihin tahansa lähettämäämme viestiin tai ilmoittamalla siitä osoitteeseen info@spotmizer.com.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos olet itse antanut tiedot ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, ettemme käsittele henkilötietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). Voit tehdä valituksen myös sen EU-jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet.
13. Oikeuksia koskevat pyynnöt
Lähetä oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja kysymykset osoitteeseen info@spotmizer.com.
Voimme tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Vastaamme pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on erityisen monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, ja ilmoitamme tästä sinulle. Pyyntöjen käsittely on pääsääntöisesti maksutonta.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Selosteen voimassa oleva versio ja sen päivityspäivä ovat aina nähtävillä tällä sivulla. Kerromme olennaisista muutoksista tarvittaessa myös erikseen.